Vor einem Audit laufen die Vorbereitungen auf Hochtouren. Alle Prozesse müssen dem kritischen Auge und der Prüfung des Auditors standhalten. Neben dem Tagesgeschäft werden Dokumente erstellt und aktualisiert und Maßnahmen ergriffen. Das bindet Personalressourcen und kostet Geld, bringt aber auf den zweiten Blick unschlagbare Vorteile: Managementsysteme machen Unternehmen krisensicher und schützen im Schadensfall. Im August 2023 wurde robos-labels erfolgreich durch die DQS rezertifiziert.
Gut vorbereitet auf neue Herausforderungen
Definierte und funktionierende Abläufe und Prozesse schaffen Rahmenstrukturen, an denen sich Führungskräfte und Mitarbeiter orientieren können. Es sind Vorgehensweisen abrufbar, wie mit Fehlern, Nonkonformitäten und rechtlichen Anforderungen umgegangen werden kann. Das Augenmerk und die Konzentration können auf die eigentlichen Inhalte gerichtet werden. Weiterhin gibt es Richtlinien, wie neue Themen ins Unternehmen eingebracht werden können. Ein Betriebsablauf ohne System in einem eingespielten Unternehmen funktioniert nur, solange es keine Probleme gibt. Das gesamte Wissen befindet sich in den Köpfen der Keyplayer.
Umfassendes Wissen schnell abrufbar
In einem zertifizierten Unternehmen sind alle Prozesse definiert, geschult und umgesetzt. Wissen ist für jede Person abrufbar, für Krisensituationen sind Handlungsmuster vorhanden und Prozessänderungen werden standardisiert ins Unternehmen integriert. Ebenfalls implementiert ist ein Frühwarnsystem für mögliche Bedrohungen. Über ein Risikomanagement und eine Marktüberwachung fallen Abweichungen frühzeitig auf. Ein zertifiziertes Unternehmen läuft unter veränderten Rahmenbedingungen wie z.B. einer Covid-Epidemie, neuen Nachhaltigkeitsanforderungen oder Marktveränderungen immer noch rund.
Handlungsfähigkeit durch Zertifizierung sichern
Im Normalbetrieb werden die Vorteile einer Zertifizierung sichtbar bei Audits und in Vertragsverhandlungen, ebenfalls in der Geschwindigkeit der Umsetzung von Veränderungen. In Schadensfällen wird eine Nachweisführung deutlich vereinfacht.
Im Krisenmodus kann sich das Unternehmen sehr schnell an neue Anforderungen anpassen und Prozesse können neugestaltet werden. Rechtliche Verpflichtungen werden eingehalten und Kosten können auch kurzfristig reduziert werden durch vorgegebene Maßnahmen. Prozesse sind für jeden verständlich visualisiert. Das fördert die Akzeptanz, die agile Anpassungsfähigkeit und prozessrelevante Informationen werden schnell aufgefunden.
Christos Emmanuil, Leiter des Qualitätsmanagements bei robos-labels, im Interview:
Robos-labels ist seit 1996 zertifiziert nach DIN EN ISO 9001:2015 und seit 2009 nach DIN EN ISO 14001:2015. Warum sind diese Zertifizierungen zu Qualitäts- und Umweltmanagement für das Unternehmen so wichtig?
Emmanuil: Zum einen ist eine Zertifizierung für den Kunden wichtig, denn ein Dritter bestätigt dem Kunden, dass wir so arbeiten wie er es möchte bzw. normgerecht- das macht der Auditor. Zweitens wird bestätigt, dass wir unsere Prozesse im Griff haben und dass diese allen Vorgaben der Norm entsprechen. Auch wir lernen jedes Mal etwas dazu. Man ist manchmal trotz bester Vorsätze etwas betriebsblind und der Auditor öffnet uns dann die Augen und gibt wertvolle Impulse.
Robos-labels war bisher SGS-zertifiziert. Warum haben Sie sich für den Wechsel zur DQS entschieden?
Emmanuil: Unsere bisherigen Auditoren kannten uns schon sehr lange. Wir wollten eine Zertifizierungsgesellschaft, die einen ganz neuen Blick auf unsere Prozesse wirft und bei Null anfängt. Die neue Gesellschaft wollte alles von Grund auf überprüft haben und hatte einen sehr kritischen Blick darauf. Das hat uns weitergebracht.
Wie haben Sie den Prozess der Rezertifizierung empfunden?
Emmanuil: Es war sehr interessant und auch eine Herausforderung. Gerade weil es eine neue Gesellschaft war und man nicht weiß, wie der Auditor auf die ausgearbeiteten Dokumente und die Situation reagiert. Ich habe aber schnell festgestellt, dass wir auf der gleichen Wellenlänge abgestimmt sind und ab dem ersten Tag war somit die Zusammenarbeit für mich angenehm. Es war insofern sehr anspruchsvoll, weil der Auditor viel abverlangt hat und sehr genau war, aber ich mag das und ich empfand das als sehr spannend. Der Auditor hatte einen guten Sinn für Humor, um Mitarbeitern mit Beispielen auf die Sprünge zu helfen und ihnen zu einer intelligenten neuen Lösung zu verhelfen, ohne selbst etwas vorzugeben.
Haben sich Ihre Erwartungen bezüglich des Wechsels der Zertifizierungsgesellschaft erfüllt?
Emmanuil: Der Wechsel hat genau das gebracht, was wir uns erhofft hatten. Teilweise waren uns Themen bewusst die verbessert werden mussten aber die neue Gesellschaft hat uns zu neuen Leistungen herausgefordert und befähigt.
Was unterscheidet robos-labels von anderen Unternehmen in Bezug auf das Qualitätsmanagement?
Emmanuil: Wir nehmen es sehr genau, wir versuchen uns ständig zu verbessern und ruhen uns nicht auf Lorbeeren aus. Wir versuchen immer etwas Neues zu etablieren wie aktuell die Neustrukturierung unserer Prozesse. Teilweise waren wir zu detailliert, teilweise zu allgemein. Wir haben die Unzulänglichkeiten durch die Zusammenarbeit mit der DQS auf ein neues Niveau bringen können. Wir arbeiten viel für die Automobilindustrie mit ihren hohen Standards und wenden diese nun auch bei anderen Kunden an, die eigentlich weniger fordern. Der Auditor arbeitete bevorzugt mit den hohen IATF-Standards der Automobilindustrie und hat unsere Abläufe teilweise auch aus diesem Blickwinkel betrachtet.
Robos-labels hat ein breit gefächertes Angebot an Etikettenlösungen für die Technische Industrie. Welchen Stellenwert nehmen normenkonforme Etiketten ein?
Emmanuil: Diese haben einen sehr hohen Stellenwert bei uns. Wenn wir beispielsweise an Automobilzulieferer Etiketten liefern, dann wird oft auch die Einhaltung von Normen verlangt, die für Etiketten nicht relevant sind. Wir, als Etikettenhersteller, versuchen proaktiv diese auch zu erfüllen. Oft auch Materialien umzustellen, bevor gesetzliche Auflagen aufkommen oder wirksam werden.
Das betrifft zum Beispiel PFAS und MOSH/MOAH.
Wohin geht der Trend in Bezug auf die Qualitätsanforderungen in der Kennzeichnung?
Emmanuil: Es wird immer mehr abverlangt. Qualitative normgerechte Produkte sind immer gefragter.
Bleibt Ihnen etwas besonders in Erinnerung in Bezug auf die Zertifizierung?
Beeindruckt haben mich die intelligenten Fragen des Auditors und die Antworten meiner Kolleginnen und Kollegen darauf. Der Auditor hat manchmal auf eine schlaue oder witzige Art nachgefragt. Manche Fragen waren ganz einfach gestellt, aber der Auditor konnte sehr genau prüfen, wie sehr das QM oder die Sicherheitsanweisungen im Unternehmen verankert sind.
Vielen Dank für das Gespräch.
Das Interview führte Christine Hartmann, Team Lead Marketing & Communication bei robos-labels.
